Акт инвентаризации: образец и шаблон Excel
Готовая форма акта: шапка с реквизитами, таблица товаров, формулы расхождений в штуках и деньгах, блок подписей. Вторым листом образец заполнения. Подходит магазину, складу и ИП без бухгалтерии.
- Реквизиты по 402-ФЗ
- Формулы уже настроены
- Бесплатно
Какой акт инвентаризации требуется по закону
Единственной обязательной формы нет. Унифицированные бланки Госкомстата, опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19, с 2013 года применять не обязательно: закон о бухучёте разрешает свою форму первичного документа с обязательными реквизитами из статьи 9 (402-ФЗ). Для организаций, ведущих бухучёт, с 1 апреля 2025 года действует стандарт ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация»; он описывает, когда инвентаризация обязательна и как оформлять итог.
На практике акту нужно одно: чтобы по нему можно было доказать, что считали, кто считал и что нашли. Для этого в форме должны быть:
- Название документа и дата составления
- Организация или ИП и объект: магазин, склад
- Основание: приказ о проведении инвентаризации, его номер и дата
- Состав комиссии и материально ответственное лицо
- Таблица ценностей: наименование, код, единица, цена, количество по учёту и фактически
- Расхождения: отклонение в штуках и в деньгах
- Подписи членов комиссии и материально ответственного лица
Четыре шага от приказа до подписей
Заполните шапку
Организация, объект, номер и дата приказа об инвентаризации, даты проведения, состав комиссии и материально ответственное лицо.
Внесите учётные остатки
Выгрузите остатки из учётной системы и заполните колонки с наименованием, кодом, ценой и количеством по учёту.
Пересчитайте и впишите факт
Комиссия пересчитывает товар и вносит фактическое количество. Отклонения в штуках и деньгах шаблон посчитает формулами сам.
Подпишите акт
Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. По расхождениям берутся объяснительные, итог отражается в учёте.
Заполните шапку
Организация, объект, номер и дата приказа об инвентаризации, даты проведения, состав комиссии и материально ответственное лицо.
Внесите учётные остатки
Выгрузите остатки из учётной системы и заполните колонки с наименованием, кодом, ценой и количеством по учёту.
Пересчитайте и впишите факт
Комиссия пересчитывает товар и вносит фактическое количество. Отклонения в штуках и деньгах шаблон посчитает формулами сам.
Подпишите акт
Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. По расхождениям берутся объяснительные, итог отражается в учёте.
Заполните шапку
Организация, объект, номер и дата приказа об инвентаризации, даты проведения, состав комиссии и материально ответственное лицо.
Внесите учётные остатки
Выгрузите остатки из учётной системы и заполните колонки с наименованием, кодом, ценой и количеством по учёту.
Пересчитайте и впишите факт
Комиссия пересчитывает товар и вносит фактическое количество. Отклонения в штуках и деньгах шаблон посчитает формулами сам.
Подпишите акт
Акт подписывают все члены комиссии и материально ответственное лицо. По расхождениям берутся объяснительные, итог отражается в учёте.
Тяжёлая часть акта не шапка, а цифры
Пересчитать магазин и свести факт с учётом занимает на порядки больше времени, чем заполнить форму. E-Revision закрывает именно это: сотрудники сканируют товар своими смартфонами, несколько человек сразу, система сравнивает факт с учётом и отдаёт готовый файл расхождений в Excel. Останется перенести строки в акт и собрать подписи.
Провести первую ревизию бесплатноВопросы про акт инвентаризации
Обязательно ли использовать форму ИНВ-3?
Нет. С 2013 года унифицированные формы Госкомстата, включая опись ИНВ-3 и сличительную ведомость ИНВ-19, применять не обязательно. Можно утвердить свою форму акта, если в ней есть обязательные реквизиты первичного документа из статьи 9 закона 402-ФЗ: название, дата, организация, суть операции, измерители, подписи ответственных. Наш шаблон эти реквизиты содержит.
Что такое ФСБУ 28/2023 и касается ли он меня?
Это стандарт бухучёта об инвентаризации, обязательный с 1 апреля 2025 года для организаций, которые ведут бухгалтерский учёт. Он описывает случаи обязательной инвентаризации и порядок оформления результатов. ИП, который бухучёт не ведёт, стандарт применять не обязан, но акт всё равно нужен: это документ, которым вы фиксируете недостачу или излишек.
Когда акт инвентаризации обязателен?
Классические случаи: перед годовой отчётностью, при смене материально ответственного лица, при выявлении хищения или порчи, при ликвидации и реорганизации. Внеплановую ревизию с актом проводят и просто при подозрении на недостачу: без документа удержать её с сотрудника не получится.
Кто подписывает акт?
Все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. Комиссию назначает приказом руководитель. Если хотя бы один член комиссии не участвовал в пересчёте, результаты могут быть оспорены, поэтому состав в акте должен совпадать с приказом.
Чем тут поможет E-Revision?
Акт заполняется быстро, когда цифры уже посчитаны. E-Revision закрывает самую тяжёлую часть: сотрудники сканируют товар смартфонами, система сравнивает факт с учётом и отдаёт файл расхождений в Excel: артикул, учётный остаток, отсканировано, разница. Из этого файла акт заполняется построчно, без ручного пересчёта и сверки.